flocks bewaart zo min mogelijk en verkoopt nooit. Dit document legt in elf korte secties uit welke gegevens we verwerken, waarvoor, hoe we ze beveiligen en welke rechten je hebt onder de AVG.
01
Wie zijn wij?
flocks is een Nederlandse communicatie-app voor teams, families, verenigingen en kleine groepen — met berichten, een AI-assistent, agenda, taken, dashboards en boodschappenlijstjes in één app. De dienst wordt aangeboden door Flocks.nl BV, gevestigd aan de Praediniussingel 1004, 9711 AZ Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42066167.
Voor vragen over dit privacybeleid kun je contact opnemen via privacy@flocks.nl.
02
Welke gegevens verzamelen wij?
Wij verzamelen alleen de gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren:
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer.
- Gekoppelde diensten: gegevens uit diensten die je zelf koppelt (bijvoorbeeld een externe agenda).
- Gebruiksgegevens: welke functies je gebruikt en wanneer, voor het verbeteren van de dienst.
- Technische gegevens: IP-adres, apparaattype, browserversie — alleen voor beveiliging en foutopsporing.
- Berichten en gespreksinhoud: alles wat je verstuurt in een flock of in een één-op-één gesprek — tekst, foto’s, bestanden, spraak die je naar tekst laat omzetten. Deze inhoud staat op onze servers in Nederland, gekoppeld aan jou en de andere leden van het gesprek.
- Profielfoto: als je een profielfoto kiest, slaan we die op onze servers op zodat andere flockleden hem kunnen zien.
- Foto’s en bestanden: alleen de foto’s of bestanden die jij zelf vanuit je telefoon selecteert en verstuurt — wij benaderen je foto-album of bestanden nooit op de achtergrond.
- Microfoon (spraak-naar-tekst): als je in een gesprek op de microfoon-knop drukt, verwerkt je telefoon je spraak ter plekke tot tekst (via Android’s eigen spraakherkenning of, op iOS, Apple’s). Wij slaan geen audio op en sturen geen geluid naar onze servers — alleen de tekst die jij vervolgens verzendt.
- Contacten: wanneer je via “Contacten → Importeren” handmatig contacten uit je adresboek selecteert om aan flocks toe te voegen, leest de app je adresboek éénmalig in het werkgeheugen van je telefoon zodat je kunt aanvinken wat je wil importeren. Alleen de contacten die jij actief aanvinkt worden vervolgens naar onze server gestuurd en daar opgeslagen als jouw eigen contactenlijst, gekoppeld aan je account. We lezen je adresboek nooit op de achtergrond en sturen niets naar onze server dat jij niet zelf hebt geïmporteerd. Je kunt deze geïmporteerde contacten op elk moment in de app weer verwijderen.
- Push-notificatie-token: wanneer je meldingen aanzet, geeft je telefoon ons een uniek token via Google Firebase Cloud Messaging zodat wij je meldingen kunnen versturen. Het token identificeert je apparaat, niet je persoon, en wordt gewist zodra je uitlogt of meldingen uitschakelt.
Wij verzamelen geen gegevens van derden over jou en kopen geen data van datahandelaren.
03
Waarvoor gebruiken wij je gegevens?
Wij gebruiken je gegevens uitsluitend voor:
- Het leveren en verbeteren van flocks (berichten, assistent, agenda, taken, dashboards, boodschappenlijstjes).
- Het verwerken van jouw verzoeken aan de assistent (afspraken plannen, taken aanmaken, samenvatten).
- Het versturen van meldingen en herinneringen die je zelf instelt.
- Beveiliging en fraudepreventie.
- Technisch onderhoud en foutopsporing.
- Wij richten ons op gebruikers van 16 jaar en ouder. Conform artikel 8 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is voor jongeren onder de 16 ouderlijke toestemming vereist voor het aanmaken van een account. Wij verwerken bewust geen gegevens van kinderen onder de 13. Als je vermoedt dat een kind onder de 16 zonder toestemming een account heeft, neem dan contact op via privacy@flocks.nl zodat we het kunnen verwijderen.
Wij gebruiken je gegevens nooit voor het trainen van AI-modellen, het tonen van advertenties of het doorverkopen aan derden. De assistent leest niet ongevraagd mee in je groepschats — je vraagt hem zelf wat je geregeld wil zien of samengevat wil krijgen.
04
Delen wij je gegevens?
Wij delen je gegevens alleen wanneer dat strikt noodzakelijk is:
- Andere flockleden: berichten en items die je in een flock plaatst, zijn zichtbaar voor de andere leden van die flock — en alleen voor hen.
- Gekoppelde diensten: als je zelf een dienst koppelt, sturen wij alleen de gegevens die nodig zijn om jouw verzoek uit te voeren.
- Hosting en infrastructuur: onze servers staan op hardware die wij zelf beheren in een gecertificeerd datacenter in Nederland. De AI draait op het Franse Mistral-model in een datacenter in Groningen. Je berichten, agenda, taken, dashboards en boodschappenlijstjes verlaten Nederland niet.
- Google Firebase (verplichte verwerker voor push en login): voor het versturen van push-meldingen gebruiken we Google Firebase Cloud Messaging, en voor het verifiëren van je telefoonnummer bij inloggen Google Firebase Authentication. Bij elke push-melding sturen we de minimale inhoud die nodig is om de melding op je toestel te tonen (afzender-naam en een korte preview van het bericht) via Google’s wereldwijde infrastructuur naar je apparaat. Voor SMS-verificatie wordt je telefoonnummer eenmalig door Google verwerkt om de bevestigings-SMS te versturen. Google’s verwerker is Google Ireland Ltd. We sturen geen contacten, agenda-items, taken of dashboards naar Firebase.
- Wettelijke verplichting: alleen als de wet ons daartoe verplicht.
Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen ze niet met adverteerders of andere commerciële partijen.
05
Hoe beveiligen wij je gegevens?
- Alle communicatie tussen jouw toestel en onze server is versleuteld met TLS 1.3.
- Toegang tot gegevens is beperkt tot geautoriseerd personeel en geautoriseerde systemen; sessies kunnen we op elk moment intrekken.
- Wij voeren regelmatig beveiligingsaudits en penetratietesten uit.
- Alle data wordt opgeslagen in datacenters in Nederland, in een pand met fysieke en organisatorische toegangscontrole (ISO 27001).
06
Hoe lang bewaren wij je gegevens?
- Accountgegevens: zolang je account actief is, plus 30 dagen na verwijdering.
- Berichten, agenda en taken: zolang je account en de betreffende flock bestaan; je kunt eigen items op elk moment zelf verwijderen.
- Technische logs: maximaal 90 dagen.
- Na accountverwijdering: alle persoonlijke gegevens worden binnen 30 dagen definitief verwijderd.
Je kunt je account zelf laten verwijderen door een e-mail te sturen naar privacy@flocks.nl met als onderwerp “Account verwijderen”. Wij bevestigen je verzoek binnen 7 dagen en wissen alle persoonlijke gegevens binnen 30 dagen daarna.
07
Jouw rechten (AVG/GDPR)
Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je de volgende rechten:
- Inzage: je kunt opvragen welke gegevens wij van je hebben.
- Correctie: je kunt onjuiste gegevens laten aanpassen.
- Verwijdering: je kunt vragen om al je gegevens te verwijderen.
- Overdracht: je kunt je gegevens opvragen in een gangbaar, machineleesbaar formaat.
- Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens.
- Beperking: je kunt vragen om de verwerking tijdelijk te stoppen.
Om een van deze rechten uit te oefenen, stuur een e-mail naar privacy@flocks.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.
08
Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij je op de hoogte via de app of e-mail. De datum bovenaan geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is gewijzigd.
09
Klacht indienen
Als je een klacht hebt over hoe wij omgaan met je gegevens, kun je contact opnemen via privacy@flocks.nl. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
10
Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of over je gegevens:
Flocks.nl BV
Praediniussingel 1004
9711 AZ Groningen
KvK 42066167
BTW NL 8695 524 29 B01
E-mail: privacy@flocks.nl
11
App-machtigingen
De Android- en iOS-app vragen onderstaande machtigingen alleen als de bijbehorende functie wordt gebruikt:
- Microfoon — om je gesproken bericht ter plekke om te zetten in tekst.
- Camera — om foto’s te maken die je in een gesprek of als profielfoto wil delen.
- Foto’s en media — om foto’s uit je album te kiezen voor een bericht of profielfoto.
- Contacten — om je adresboek in te lezen wanneer je in “Contacten → Importeren” handmatig kiest welke namen je naar je flocks-contactenlijst kopieert.
- Meldingen — om je nieuwe berichten en herinneringen te tonen.
Je kunt elke machtiging op elk moment intrekken via de instellingen van je telefoon. Functies die zonder de machtiging niet werken (bijvoorbeeld spraak-naar-tekst zonder microfoon) zullen je dan opnieuw om toegang vragen wanneer je ze gebruikt.